📚 Documentación {{SISTEMA}}
v1.0 · CRM WhatsApp SaaS

Bienvenido a {{SISTEMA}}

Tu plataforma CRM para gestionar conversaciones de WhatsApp de forma profesional, escalable y en equipo. Organizá leads, automatizá respuestas y medí el rendimiento de tu equipo desde un solo lugar.

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Introducción
Qué es {{SISTEMA}}, cómo ingresar y la interfaz general
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es {{SISTEMA}}?

{{SISTEMA}} es un CRM (Customer Relationship Manager) especializado en WhatsApp. Permite que múltiples agentes gestionen conversaciones entrantes y salientes desde una sola plataforma, organizando los contactos en leads, asignándolos a vendedores, y midiendo resultados en tiempo real.

Es una solución multi-usuario y multi-instancia: cada número de WhatsApp que conectes es una instancia, y todos los agentes de tu equipo ven y atienden los chats desde el sistema.

¿Cómo ingresar?

  1. Abrí tu navegador y accedé a la URL de {{SISTEMA}} que te proporcionó el administrador.
  2. Ingresá tu correo electrónico y contraseña.
  3. Hacé clic en Iniciar sesión.
  4. Si es tu primer ingreso, el administrador te habrá enviado una invitación con tus credenciales iniciales.
  5. Recomendamos cambiar la contraseña desde Mi Perfil en el primer acceso.

Interfaz general

La pantalla principal de {{SISTEMA}} se divide en tres áreas:

  • Menú lateral izquierdo: acceso a todos los módulos del sistema.
  • Área central: contenido del módulo activo (chats, listas, formularios, etc.).
  • Panel derecho: en el CRM, muestra la información detallada del lead seleccionado.
💡 Tips de inicio
  • El menú lateral se puede contraer en pantallas pequeñas para ganar espacio.
  • Podés usar las teclas ← → para navegar entre conversaciones en el CRM.
  • Si ves el ícono 🔴 en el menú, significa que hay una instancia desconectada que necesita atención.

Preguntas frecuentes

¿Qué navegadores son compatibles?
{{SISTEMA}} funciona en Chrome, Firefox, Edge y Safari (versiones actualizadas). Se recomienda Chrome para la mejor experiencia.
¿Puedo usar {{SISTEMA}} desde el celular?
Sí, la interfaz es responsive y funciona en tablets y smartphones, aunque la experiencia es óptima en desktop.
¿Qué pasa si olvidé mi contraseña?
Contactá al administrador de tu cuenta para que restablezca tu contraseña desde el módulo Usuarios.
📊
Dashboard
Métricas clave del sistema en tiempo real
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

El Dashboard es la pantalla de inicio de {{SISTEMA}}. Ofrece una vista general del estado de tu operación: cuántos leads hay activos, cuántos mensajes se enviaron hoy, qué instancias están conectadas y el rendimiento general del equipo.

🗂 Menú lateral → Dashboard

¿Qué muestra?

  • Total de leads activos: leads en estado nuevo, asignado o en proceso.
  • Mensajes del día: enviados y recibidos en las últimas 24 horas.
  • Estado de instancias: cuántas instancias están conectadas vs. desconectadas.
  • Leads sin atender: conversaciones nuevas que todavía no tiene agente asignado.
  • Actividad reciente: últimas acciones del equipo (asignaciones, cierres, etc.).

¿Cómo interpretarlo?

  1. Al ingresar, el Dashboard se carga automáticamente con datos en tiempo real.
  2. Los KPIs principales están al tope: prestá atención a "Leads sin atender" — si ese número es alto, hay conversaciones esperando respuesta.
  3. Verificá el estado de instancias: si alguna figura como ⚠️ desconectada, reconectala desde Instancias.
  4. Los gráficos de actividad muestran la tendencia de los últimos 7 días.
💡 Tips
  • El Dashboard se actualiza automáticamente cada 30 segundos. No hace falta recargar la página.
  • Los administradores ven métricas de todo el equipo; los usuarios solo ven sus propias métricas.

Preguntas frecuentes

¿Los datos del Dashboard son en tiempo real?
Sí, se actualizan automáticamente cada 30 segundos sin necesidad de recargar la página.
¿Por qué veo métricas diferentes a las del admin?
Los usuarios ven únicamente sus propios datos (leads asignados, mensajes propios). Los admins ven el consolidado de todo el equipo.
¿Puedo cambiar el período de las métricas?
Para análisis por período personalizable, usá el módulo Estadísticas (solo Admin).
👥
Contactos
Gestión del directorio de contactos del sistema
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

El módulo Contactos es el directorio central de personas que interactúan con tu negocio a través de {{SISTEMA}}. Cada contacto puede convertirse en un lead cuando inicia o recibe una conversación de WhatsApp. Podés importar, exportar y gestionar toda la información desde este módulo.

🗂 Menú lateral → Contactos

Campos principales de un contacto

  • Nombre: nombre completo del contacto.
  • Número de WhatsApp: formato internacional (ej. 5491155556666).
  • Email: correo electrónico (opcional).
  • Etiquetas: categorías de colores para clasificar.
  • Instancia: número de WhatsApp asociado al contacto.
  • Campos personalizados: cualquier dato adicional configurado por el admin.

Paso a paso

  1. Abrí el módulo Contactos desde el menú lateral.
  2. Para agregar un contacto manualmente: hacé clic en el botón + Nuevo contacto, completá los campos y guardá.
  3. Para importar contactos: descargá la plantilla CSV desde el botón Importar, completá los datos y subí el archivo.
  4. Para exportar contactos: usá el botón Exportar → el sistema genera un CSV con todos los contactos actuales.
  5. Para buscar un contacto: usá la barra de búsqueda por nombre o número.
  6. Para editar: hacé clic en el contacto de la lista y modificá los campos.
  7. Para eliminar: seleccioná el contacto y usá la opción Eliminar (acción irreversible).
💡 Tips
  • Al importar via CSV, verificá que los números estén en formato internacional sin espacios ni guiones.
  • Usá etiquetas desde el inicio para clasificar contactos: cliente, prospecto, proveedor, etc.
  • Los contactos importados no generan mensajes automáticamente — para enviarles mensajes, usá Campañas o Seguimiento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exportar contactos?
Sí. Desde el módulo Contactos, hacé clic en Exportar y el sistema descarga un archivo CSV con todos los contactos visibles según los filtros activos.
¿Qué pasa si importo un número que ya existe?
El sistema detecta duplicados por número de WhatsApp. Podés elegir omitir duplicados o actualizarlos con los nuevos datos del CSV.
¿Cuántos contactos puedo tener?
El límite depende del plan contratado. Consultá el módulo Mi Licencia para ver tu consumo actual.
💬
CRM / Chats
El módulo central de gestión de conversaciones y leads
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

El módulo CRM / Chats es el corazón de {{SISTEMA}}. Desde aquí gestionás todas las conversaciones de WhatsApp en tiempo real: ves los mensajes, respondés, organizás leads por etiquetas y estados, y coordinás el trabajo del equipo.

🗂 Menú lateral → CRM / Chats

Estructura de la pantalla

La pantalla del CRM tiene tres columnas principales:

  • Columna izquierda — Lista de leads: lista de todas las conversaciones activas. Incluye filtros por instancia, etiqueta, estado del lead y búsqueda por nombre o número.
  • Panel central — Chat: historial completo de mensajes con el lead seleccionado. Podés escribir, enviar archivos, usar atajos y ver el estado de envío de cada mensaje.
  • Panel derecho — Info del lead: datos del lead (nombre, número, estado, etiquetas, instancia asignada). Desde aquí también podés editar la info y ejecutar acciones.

Estados de un lead

Nuevo Conversación recién iniciada, sin agente asignado.
Asignado Tiene un agente responsable, aún no en proceso activo.
En proceso Conversación activa, el agente está trabajando el lead.
Cerrado positivo Conversación finalizada con resultado favorable (venta, acuerdo).
Cerrado negativo Conversación finalizada sin resultado favorable.

Paso a paso — Acciones principales

  1. Filtrar leads: en la columna izquierda, usá los filtros de instancia, etiqueta, estado o la barra de búsqueda para encontrar conversaciones.
  2. Seleccionar un lead: hacé clic en cualquier conversación de la lista para abrirla en el panel central.
  3. Responder: escribí en la barra de texto inferior y presioná Enter o el botón de envío.
  4. Usar un atajo: escribí / seguido del código del atajo (ej. /saludo) para expandir el texto predefinido.
  5. Etiquetar el lead: en el panel derecho, hacé clic en Etiquetas y seleccioná o creá las etiquetas correspondientes.
  6. Cambiar el estado: en el panel derecho, seleccioná el nuevo estado del lead (asignado, en proceso, cerrado, etc.).
  7. Transferir a otro agente: en el panel derecho, usá Transferir y elegí el agente destino.
  8. Pinear la conversación: hacé clic derecho sobre el lead en la lista y seleccioná Pinear — quedará fija al tope de la lista.
  9. Marcar como no leído: hacé clic derecho sobre el lead y seleccioná Marcar no leído para volver a llamar la atención sobre esa conversación.
  10. Adjuntar archivo: usá el ícono 📎 en la barra de mensajes para enviar imágenes, documentos o archivos de la Biblioteca.
💡 Tips del CRM
  • Usá los filtros combinados (instancia + etiqueta + estado) para trabajar en lotes: respondé todos los leads de una categoría antes de pasar a la siguiente.
  • Configurá Respuestas Rápidas para los mensajes que enviás repetidamente — ahorrás tiempo y reducís errores.
  • El ícono ✅✅ (doble check azul) indica que el mensaje fue leído por el destinatario.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ver conversaciones de otros agentes?
Depende de la configuración del sistema. Por defecto, los usuarios ven solo sus leads asignados. Los admins pueden ver todos los leads.
¿Qué pasa si transfiero un lead a otro agente?
El lead pasa al panel del nuevo agente y deja de aparecer en el tuyo. La conversación continúa sin interrupciones para el cliente.
¿Cómo sé si un mensaje fue recibido?
El ícono de check en el chat: ✓ (enviado), ✓✓ gris (entregado), ✓✓ azul (leído).
📱
Instancias WhatsApp
Conectar y gestionar los números de WhatsApp del sistema
👑 Admin

¿Qué es?

Una instancia representa un número de WhatsApp conectado a {{SISTEMA}}. Podés tener múltiples instancias activas según tu plan, cada una funcionando como un canal de comunicación independiente. Los agentes pueden enviar y recibir mensajes a través de cualquier instancia asignada a ellos.

🗂 Menú lateral → Instancias

Límites por plan

Plan Instancias máximas
🔹 Básico1 instancia
🔷 Intermedio3 instancias
⚡ Ultra5 instancias
🏆 Full10 instancias

Paso a paso — Conectar una nueva instancia

  1. Accedé al módulo Instancias desde el menú lateral.
  2. Hacé clic en el botón Conectar nueva instancia.
  3. Ingresá un nombre identificador para la instancia (ej. "Ventas Principal", "Soporte").
  4. El sistema genera un código QR en pantalla. El estado cambia a "Escaneando".
  5. En tu celular, abrí WhatsApp → ⋮ Menú → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
  6. Escaneá el QR con tu celular. El estado cambia automáticamente a "Conectado" ✅.
  7. La instancia está lista para enviar y recibir mensajes.

Estados de una instancia

  • 🔴 Desconectado: la instancia no está activa. Necesita ser reconectada.
  • 🟡 Escaneando: el QR fue generado y está esperando ser escaneado.
  • 🟢 Conectado: la instancia está activa y operativa.
⚠️ Importante: Si el celular asociado a la instancia queda sin batería, sin internet o se desinstala WhatsApp, la instancia se desconectará. Reconectá escaneando el QR nuevamente.
💡 Tips de instancias
  • Nombrá las instancias de forma descriptiva: "Ventas CABA", "Soporte Técnico", etc. Facilita la asignación a agentes.
  • Mantené el celular con la app de WhatsApp abierta o en segundo plano para una conexión estable.
  • Si el QR expira antes de escanearlo, actualizá la página para generar uno nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos celulares puedo conectar?
Depende del plan. Básico: 1, Intermedio: 3, Ultra: 5, Full: 10. Consultá Mi Licencia para ver tu límite actual.
¿Qué pasa si se desconecta una instancia?
Los mensajes no se enviarán ni recibirán por esa instancia mientras esté desconectada. Para reconectar, ingresá a Instancias y escaneá el QR nuevamente.
¿Puedo usar WhatsApp Business?
Sí, {{SISTEMA}} es compatible tanto con WhatsApp personal como con WhatsApp Business.
🚀
Campañas
Envíos masivos con protección anti-bloqueo
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

Las Campañas permiten enviar mensajes masivos a una lista de contactos de forma inteligente. {{SISTEMA}} incluye un sistema anti-bloqueo que agrega delays aleatorios entre mensajes, simula comportamiento humano y envía en tandas para reducir drásticamente el riesgo de que WhatsApp bloquee el número.

🗂 Menú lateral → Campañas

Configuración anti-bloqueo

  • Delay mínimo/máximo: tiempo de espera entre cada mensaje (en segundos). Ej: 10-30 segundos.
  • Tandas: enviar X mensajes, pausar Y minutos, luego continuar. Ej: enviar 50 mensajes, pausar 10 minutos.
  • Delay progresivo: el sistema aumenta automáticamente el delay a medida que avanza la campaña para simular comportamiento más natural.

Paso a paso — Crear una campaña

  1. Ingresá a Campañas y hacé clic en Nueva campaña.
  2. Asigná un nombre a la campaña (para identificarla internamente).
  3. Seleccioná la instancia (número de WhatsApp) desde la cual se enviará.
  4. Elegí el listado de contactos usando filtros: etiqueta, estado, importación CSV, o Difusión existente.
  5. Redactá el mensaje o seleccioná una plantilla. Podés usar variables como {{nombre}}.
  6. Configurá los delays: mínimo y máximo en segundos.
  7. Si querés tandas: activá la opción y definí cuántos mensajes por tanda y cuántos minutos de pausa.
  8. Elegí si enviar inmediatamente o programar para una fecha y hora específica.
  9. Hacé clic en Iniciar campaña (o Programar si elegiste fecha futura).
  10. Monitoreá el progreso en tiempo real desde la lista de campañas.

Estados de una campaña

  • 📋 Borrador: guardada pero no iniciada.
  • ⏳ Programada: esperando la fecha/hora configurada.
  • ▶️ En progreso: enviando actualmente.
  • ⏸️ En pausa (tanda): esperando entre tandas.
  • ✅ Completada: todos los mensajes fueron enviados.
  • ❌ Cancelada: detenida manualmente antes de completarse.
💡 Tips anti-bloqueo
  • Nunca configures delays de 0 segundos — aumenta el riesgo de bloqueo enormemente.
  • Para campañas grandes (+500 mensajes), usá delays de 20-60 segundos y tandas de 50 mensajes con 15 minutos de pausa.
  • Podés pausar y reanudar una campaña manualmente si detectás algún problema con la instancia.

Preguntas frecuentes

¿Puedo programar una campaña para el fin de semana?
Sí. En el paso de programación, elegí la fecha y hora deseada. La campaña se iniciará automáticamente en ese momento.
¿Puedo cancelar una campaña en progreso?
Sí. Desde la lista de campañas, usá el botón Cancelar. Los mensajes ya enviados no se pueden revertir.
¿Cuántos mensajes puedo enviar por campaña?
No hay un límite fijo en el sistema, pero te recomendamos usar las configuraciones de tanda para evitar bloqueos por parte de WhatsApp.
📢
Difusiones
Listas reutilizables de contactos para envíos recurrentes
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

Las Difusiones son listas guardadas de contactos que podés reutilizar en múltiples campañas. A diferencia de las campañas (que son envíos puntuales), una difusión es una lista que definís una vez y usás tantas veces como quieras. Ideal para grupos frecuentes: clientes VIP, prospectos de una región, usuarios de un producto específico, etc.

ℹ️ Diferencia clave: una Campaña es el envío (puntual, con fecha y mensaje). Una Difusión es la lista de destinatarios (reutilizable, sin mensaje propio).
🗂 Menú lateral → Difusiones

Paso a paso

  1. Ingresá a Difusiones y hacé clic en Nueva difusión.
  2. Asigná un nombre descriptivo (ej: "Clientes Buenos Aires", "Prospectos Marzo").
  3. Agregá contactos a la lista: desde importación CSV, filtros del sistema o selección manual.
  4. Guardá la difusión.
  5. Cuando crees una campaña, en el paso de selección de contactos, elegí Usar difusión y seleccioná la lista guardada.
💡 Tips
  • Actualizá las difusiones periódicamente para mantenerlas vigentes (agregar nuevos contactos, quitar los que ya no aplican).
  • Podés tener tantas difusiones como necesites — nombralas con criterio para encontrarlas rápido.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre Campaña y Difusión?
La Campaña es el envío masivo puntual (con mensaje, instancia, fecha y configuración anti-bloqueo). La Difusión es la lista reutilizable de destinatarios que podés usar en múltiples campañas.
¿Puedo editar una difusión después de crearla?
Sí. Las difusiones se pueden editar en cualquier momento: agregar contactos, quitar algunos, o cambiar el nombre.
¿Si edito una difusión afecta campañas ya completadas?
No. Las campañas completadas guardan el historial de envíos. Los cambios en la difusión solo afectan campañas futuras que la usen.
🔵
Estados (Stories)
Publicar estados masivos en WhatsApp
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

El módulo de Estados permite publicar estados de WhatsApp (Stories) desde una o varias instancias conectadas. Los estados son visibles para todos los contactos que tienen guardado el número y duran 24 horas, como en cualquier cuenta de WhatsApp. Es una forma de comunicación masiva sin necesidad de enviar mensajes directos.

🗂 Menú lateral → Estados

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Estados.
  2. Seleccioná la instancia desde la que querés publicar el estado.
  3. Subí una imagen o video (o redactá un estado de texto).
  4. Agregá un caption o texto descriptivo si lo necesitás.
  5. Hacé clic en Publicar. El estado se sube automáticamente a la instancia seleccionada.
  6. Podés repetir el proceso para otras instancias o publicar en varias a la vez.
💡 Tips
  • Los estados duran 24 horas y luego desaparecen automáticamente — no requieren acción manual para eliminarlos.
  • Usá imágenes de alta calidad (al menos 720px) para mejor impacto visual en los estados.
  • Programá estados en horarios de alta audiencia (10-12h y 18-20h) para mayor visibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto duran los estados publicados?
24 horas, igual que en WhatsApp estándar. Después se eliminan automáticamente.
¿Puedo publicar el mismo estado en varias instancias?
Sí. Podés seleccionar múltiples instancias al publicar y el sistema sube el estado a todas simultáneamente.
¿Los estados generan conversaciones?
No directamente. Si alguien responde a tu estado en WhatsApp, esa respuesta llega como un mensaje privado a la instancia correspondiente y aparece en el CRM.
🎯
Seguimiento
Enviá mensajes a leads filtrados por etiqueta o estado
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

El módulo de Seguimiento permite enviar mensajes dirigidos a un segmento específico de leads según su etiqueta, estado u otros criterios. Es ideal para re-contactar leads que no respondieron, recordar citas, enviar promociones a clientes existentes o dar seguimiento a una etapa específica del embudo de ventas.

🗂 Menú lateral → Seguimiento

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Seguimiento.
  2. Definí los filtros: etiqueta, estado del lead, instancia, agente asignado, rango de fechas de creación.
  3. El sistema muestra la cantidad de leads que coinciden con los filtros seleccionados.
  4. Redactá el mensaje de seguimiento. Podés usar variables como {{nombre}}.
  5. Configurá el delay entre mensajes para proteger la instancia.
  6. Hacé clic en Enviar seguimiento. El sistema procesa el envío en segundo plano.
💡 Tips
  • Combiná etiqueta + estado para segmentaciones precisas: leads etiquetados "presupuesto" en estado "en proceso".
  • Usá el seguimiento para reactivar leads cerrados negativamente con ofertas especiales.
  • Siempre revisá la cantidad de leads antes de enviar — evitá envíos masivos accidentales.

Preguntas frecuentes

¿El seguimiento crea una campaña nueva?
No es exactamente una campaña, pero funciona de forma similar. El envío queda registrado en el historial de cada lead en el CRM.
¿Puedo usar variables de personalización?
Sí. Usá {{nombre}} y otras variables disponibles para personalizar cada mensaje automáticamente.
¿Puedo programar el seguimiento para más tarde?
Sí, si tenés la opción de programación habilitada en tu plan. De lo contrario, el envío es inmediato al confirmar.
🤖
Auto Respuesta
Respuestas automáticas y configuración de horarios
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

La Auto Respuesta permite configurar mensajes automáticos que se envían cuando un contacto inicia una conversación o escribe fuera del horario laboral. Es fundamental para garantizar que ningún lead quede sin respuesta inmediata, incluso cuando el equipo no está disponible.

🗂 Menú lateral → Auto Respuesta

Paso a paso

  1. Ingresá a Auto Respuesta.
  2. Hacé clic en Nueva auto respuesta.
  3. Seleccioná la instancia a la que aplica (o "Todas las instancias").
  4. Definí el tipo: bienvenida (primer mensaje), fuera de horario, o respuesta a palabra clave.
  5. Redactá el mensaje automático. Podés usar {{nombre}} para personalizar.
  6. Si es "fuera de horario", configurá el horario de atención (días y horas en las que NO se enviará la auto respuesta).
  7. Activá la auto respuesta con el toggle y guardá.
💡 Tips
  • Un mensaje de bienvenida claro reduce la ansiedad del cliente y establece expectativas de respuesta.
  • Para fuera de horario, indicá cuándo estará disponible el equipo: "Nuestro horario es Lunes a Viernes de 9 a 18hs. Te respondemos pronto."
  • Podés tener múltiples auto respuestas activas para diferentes instancias o palabras clave.

Preguntas frecuentes

¿La auto respuesta envía un mensaje por cada mensaje del cliente?
No. Por defecto, la auto respuesta de bienvenida se envía solo en el primer mensaje del lead. No responde a cada mensaje posterior.
¿Puedo tener auto respuesta solo en horario nocturno?
Sí. Configurá el horario de atención correctamente y la auto respuesta "fuera de horario" solo se activará cuando el equipo no está disponible.
¿Las auto respuestas aparecen en el CRM?
Sí. Todos los mensajes automáticos quedan registrados en el historial del lead dentro del CRM.
⚡
Respuestas Rápidas
Atajos de texto personales para usar en el CRM
👤 Usuario

¿Qué es?

Las Respuestas Rápidas son atajos de texto que cada usuario configura para sí mismo. Al escribir /código en el panel de chat del CRM, el sistema expande automáticamente el texto completo predefinido. Evitás escribir los mismos mensajes repetidamente y reducís errores de tipeo.

🗂 Menú lateral → Respuestas Rápidas

Paso a paso

  1. Ingresá a Respuestas Rápidas.
  2. Hacé clic en Nueva respuesta rápida.
  3. Definí el código del atajo (ej: saludo, precio, horario).
  4. Redactá el texto completo que se expandirá al usar el atajo.
  5. Guardá la respuesta rápida.
  6. En el CRM, al escribir /saludo y presionar Tab o Enter, el mensaje se expande automáticamente.
💡 Tips
  • Creá atajos para los mensajes que enviás todos los días: presentación, precios, horarios, cierre de venta.
  • Los atajos son personales — cada usuario tiene los suyos. Para mensajes compartidos del equipo, usá la Biblioteca.
  • Usá códigos cortos y memorables: /h para horarios, /p para precios, /g para "gracias".

Preguntas frecuentes

¿Los atajos son compartidos entre usuarios?
No. Cada usuario configura y mantiene sus propias respuestas rápidas. No son visibles ni accesibles por otros usuarios.
¿Cuántos atajos puedo crear?
No hay un límite estricto. Creá todos los que necesites para optimizar tu trabajo diario.
¿Puedo usar variables en los atajos?
Sí. Podés incluir {{nombre}} y el sistema reemplazará el nombre del lead automáticamente al expandir el atajo.
📁
Biblioteca
Archivos compartidos organizados por categoría
👤 Usuario 👑 Admin

¿Qué es?

La Biblioteca es un repositorio compartido de archivos para todo el equipo. Imágenes, catálogos, PDFs, videos y documentos se organizan en categorías y están disponibles para enviarse directamente desde el CRM sin necesidad de tener los archivos guardados localmente en cada computadora.

🗂 Menú lateral → Biblioteca

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Biblioteca.
  2. Para subir un archivo: hacé clic en Subir archivo, seleccioná el archivo desde tu computadora, asignale una categoría y un nombre descriptivo.
  3. Para organizar: creá categorías (ej: "Catálogos", "Promociones", "Contratos") para mantener el orden.
  4. Desde el CRM: al redactar un mensaje, hacé clic en el ícono 📎 y seleccioná Desde biblioteca para adjuntar un archivo ya cargado.
  5. Para eliminar: seleccioná el archivo y usá la opción Eliminar (solo admins pueden eliminar archivos de otros usuarios).
💡 Tips
  • Subí los catálogos y materiales de venta a la Biblioteca para que todo el equipo los use de forma consistente.
  • Nombrá los archivos claramente: "Catálogo-2025-v3.pdf" es mejor que "archivo_final.pdf".
  • Los archivos pesados (videos) tardan más en subir — preferí versiones comprimidas para envíos más ágiles.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de archivo se pueden subir?
Imágenes (JPG, PNG, GIF), documentos (PDF, Word, Excel), videos (MP4) y audios (MP3). El límite de tamaño por archivo depende del plan.
¿Todos los usuarios pueden ver todos los archivos?
Sí, la Biblioteca es compartida por todo el equipo. El admin puede configurar permisos de categorías si es necesario.
¿Los archivos de la Biblioteca tienen vencimiento?
No. Los archivos permanecen en la Biblioteca hasta que un usuario o admin los elimine manualmente.
👁️
Monitor
Actividad del equipo en tiempo real
👑 Admin

¿Qué es?

El Monitor es una vista exclusiva para administradores que muestra en tiempo real toda la actividad del sistema: qué agentes están conectados, qué conversaciones están atendiendo, cuántos mensajes se enviaron en el día y el estado general de las instancias. Permite supervisión sin interferir en el trabajo del equipo.

🗂 Menú lateral → Monitor (solo Admin)

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Monitor.
  2. Visualizá el listado de agentes activos: quién está conectado y desde cuándo.
  3. Revisá los leads en atención: qué lead tiene cada agente abierto en este momento.
  4. Monitoreá el flujo de mensajes: contador en tiempo real de mensajes enviados y recibidos.
  5. Verificá el estado de instancias: si alguna está desconectada, accedé a Instancias para reconectarla.
💡 Tips
  • Usá el Monitor durante los horarios pico para detectar cuellos de botella en la atención.
  • Si un agente tiene muchos leads abiertos, podés redistribuirlos desde el CRM (función de transferencia).
  • El Monitor no registra el contenido de los mensajes — solo la actividad a nivel de leads y agentes.

Preguntas frecuentes

¿Los agentes saben que están siendo monitoreados?
El sistema no notifica activamente a los agentes. Sin embargo, {{SISTEMA}} es una plataforma empresarial y el monitoreo es parte esperada del funcionamiento.
¿Puedo ver el contenido de los chats desde el Monitor?
No directamente desde el Monitor. Para ver el contenido de conversaciones específicas, accedé al CRM con permisos de admin.
¿El Monitor guarda historial?
La vista es en tiempo real y no guarda historial de actividad. Para reportes históricos, usá el módulo Estadísticas.
⏰
Sin Contestar
Leads que no recibieron respuesta del equipo
👑 Admin

¿Qué es?

El módulo Sin Contestar filtra leads que recibieron mensajes del cliente pero cuya conversación no fue respondida por el equipo. Permite detectar brechas en la atención y tomar acción inmediata: enviar un mensaje directamente desde el panel sin necesidad de ir al CRM.

🗂 Menú lateral → Sin Contestar (solo Admin)

Modos de filtrado

  • 🔴 Nunca contestados: leads que solo tienen mensajes entrantes (del cliente) y cero mensajes salientes del equipo.
  • 🟡 Pendientes: leads donde el último mensaje de la conversación es entrante (el cliente escribió último y nadie respondió).
  • ⚪ Todos: muestra ambas categorías combinadas.

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Sin Contestar.
  2. Seleccioná el modo: Nunca contestados, Pendientes o Todos.
  3. Aplicá filtros adicionales: vendedor asignado y horas sin respuesta (ej: más de 2 horas, más de 24 horas).
  4. Revisá la lista de leads resultante con sus métricas (nombre, número, horas sin respuesta, agente asignado).
  5. Para responder desde el panel: hacé clic en el lead, redactá el mensaje en el campo disponible y enviá directamente.
  6. Para ir al chat completo: hacé clic en Ver en CRM para abrir la conversación completa.
💡 Tips
  • Revisá Sin Contestar al inicio y al cierre de cada jornada laboral para detectar leads olvidados.
  • Filtrar por "+4 horas sin respuesta" es un buen umbral para detectar descuidos sin generar demasiado ruido.
  • Podés enviar un mensaje masivo a todos los leads filtrados usando el botón Enviar mensaje a todos.

Preguntas frecuentes

¿Este módulo solo lo ven los admins?
Sí. Sin Contestar es una herramienta de supervisión exclusiva para administradores.
¿Si envío un mensaje desde aquí, aparece en el CRM?
Sí. Todos los mensajes enviados desde Sin Contestar se registran en el historial del lead dentro del CRM.
¿Puedo filtrar por instancia en Sin Contestar?
Sí. Además de filtrar por vendedor y horas, podés filtrar por instancia de WhatsApp para supervisar canales específicos.
📈
Estadísticas
Reportes y métricas por período y vendedor
👑 Admin

¿Qué es?

El módulo de Estadísticas ofrece reportes detallados del rendimiento del equipo y del sistema. Permite analizar resultados por rango de fechas, desglosar métricas por vendedor, identificar las instancias más activas y medir la eficiencia general de la operación comercial.

🗂 Menú lateral → Estadísticas (solo Admin)

KPIs disponibles

  • Total de leads: cantidad de leads creados en el período.
  • Cerrados positivo: leads cerrados con resultado favorable.
  • Cerrados negativo: leads cerrados sin resultado.
  • Tasa de cierre positivo: porcentaje de éxito sobre el total de leads.
  • Mensajes enviados / recibidos: volumen total de mensajes en el período.
  • Tiempo promedio de primera respuesta: cuánto tarda el equipo en responder por primera vez a un lead nuevo.

Paso a paso

  1. Ingresá al módulo Estadísticas.
  2. Seleccioná el rango de fechas: podés elegir períodos predefinidos (hoy, semana, mes) o fechas personalizadas.
  3. Revisá los KPIs generales en los cards superiores.
  4. Desplazate al desglose por vendedor: leads asignados, cerrados, tasa de cierre por agente.
  5. Revisá el top instancias por actividad: cuál canal de WhatsApp generó más tráfico.
  6. Para exportar: usá el botón Exportar CSV/Excel para guardar el reporte.
💡 Tips
  • Compará el tiempo promedio de primera respuesta semana a semana — es el indicador más directo de calidad de atención.
  • Usá el desglose por vendedor para identificar quiénes necesitan más capacitación o redistribución de carga.
  • Exportá el reporte mensual para presentaciones o reuniones de equipo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ver estadísticas de un vendedor específico?
Sí. En el desglose por vendedor, podés hacer clic en un agente para ver solo sus métricas en el período seleccionado.
¿Las estadísticas incluyen campañas?
Sí. Los mensajes enviados por campañas se cuentan en el total de mensajes salientes del período.
¿Puedo programar reportes automáticos?
Esta funcionalidad depende del plan y configuración del sistema. Consultá con el administrador de la plataforma.
🔧
Usuarios
Gestión de usuarios, roles y permisos
👑 Admin

¿Qué es?

El módulo Usuarios permite al administrador crear, editar, desactivar y configurar los usuarios del sistema. Desde aquí se asignan roles (Usuario o Admin), se definen qué instancias puede usar cada agente y se controla el acceso al sistema.

🗂 Menú lateral → Usuarios (solo Admin)

Roles disponibles

  • 👤 Usuario: acceso a los módulos de trabajo diario (CRM, Campañas, Respuestas Rápidas, etc.). No puede ver módulos de administración.
  • 👑 Admin: acceso completo a todos los módulos, incluyendo Monitor, Sin Contestar, Estadísticas, Usuarios y Config CRM.

Paso a paso — ABM de usuarios

  1. Ingresá al módulo Usuarios.
  2. Para crear un usuario: hacé clic en Nuevo usuario → completá nombre, email, rol y contraseña inicial.
  3. Asigná las instancias a las que el usuario tendrá acceso para enviar/recibir mensajes.
  4. Guardá. El usuario ya puede ingresar con sus credenciales.
  5. Para editar: hacé clic en el usuario y modificá los campos necesarios.
  6. Para cambiar contraseña: en la vista de edición, usá la opción Restablecer contraseña.
  7. Para desactivar: usá el toggle de estado activo/inactivo. El usuario deja de poder ingresar pero su historial se conserva.
  8. Para eliminar: opción disponible para usuarios sin leads asignados.
💡 Tips
  • Usá desactivar en lugar de eliminar cuando un agente se va del equipo — conservás el historial de sus leads.
  • Asigná solo las instancias necesarias a cada agente para mantener el orden operativo.
  • Limitá la cantidad de admins al mínimo necesario por seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el rol de un usuario?
Sí. Editá el usuario y cambiá el rol. El cambio aplica de inmediato en la próxima acción del usuario.
¿Qué pasa con los leads de un usuario desactivado?
Los leads permanecen en el sistema con el usuario asignado. Se pueden reasignar a otros agentes desde el CRM.
¿Cuántos usuarios puedo crear?
El límite depende del plan contratado. Consultá Mi Licencia para ver el límite actual.
⚙️
Config CRM
Configuración general del sistema
👑 Admin

¿Qué es?

El módulo Config CRM centraliza todas las configuraciones globales del sistema: etiquetas disponibles, campos personalizados de leads, configuración de estados, horarios de atención globales, y otros parámetros que afectan el comportamiento de {{SISTEMA}} para todos los usuarios.

🗂 Menú lateral → Config CRM (solo Admin)

Configuraciones principales

  • Etiquetas: creá, editá y eliminá etiquetas con colores personalizados disponibles para todo el equipo.
  • Campos personalizados: agregá campos adicionales a los leads (ej: provincia, producto de interés, monto).
  • Horario de atención global: defifnilo como base para las auto respuestas fuera de horario.
  • Asignación automática: configurá si los leads nuevos se asignan automáticamente y con qué criterio (round-robin, por instancia, etc.).
  • Notificaciones: configurá alertas por nuevos leads, mensajes sin respuesta, etc.

Paso a paso — Crear etiquetas

  1. Ingresá a Config CRM → sección Etiquetas.
  2. Hacé clic en Nueva etiqueta.
  3. Ingresá el nombre de la etiqueta y seleccioná un color.
  4. Guardá. La etiqueta ya estará disponible para todos los usuarios en el CRM.
💡 Tips
  • Definí las etiquetas con el equipo antes de crearlas — la consistencia en el etiquetado mejora los reportes y segmentaciones.
  • Usá colores semafóricos: verde = listo/positivo, rojo = urgente/problema, amarillo = pendiente.
  • Los campos personalizados bien definidos facilitan enormemente las campañas segmentadas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo eliminar una etiqueta que ya tiene leads asignados?
Sí, pero la etiqueta se eliminará de todos los leads que la tenían asignada. Esta acción es irreversible, así que hacelo con precaución.
¿Los campos personalizados son obligatorios?
Podés configurar cada campo como obligatorio u opcional según las necesidades de tu proceso.
¿Los cambios en Config CRM afectan a todos los usuarios?
Sí. Todas las configuraciones de este módulo son globales y aplican inmediatamente a todos los usuarios del sistema.
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Mi Licencia
Plan, vencimiento y consumo de recursos
👑 Admin

¿Qué es?

El módulo Mi Licencia muestra el detalle del plan contratado: qué plan tenés activo, cuándo vence, cuántos recursos estás usando (instancias, usuarios, contactos) y los límites de tu plan. Es el lugar de referencia para saber si necesitás actualizar tu suscripción.

🗂 Menú lateral → Mi Licencia (solo Admin)

¿Qué muestra?

  • Plan activo: nombre del plan contratado (Básico, Intermedio, Ultra, Full).
  • Fecha de vencimiento: cuándo expira la suscripción actual.
  • Instancias: cuántas tiene activas vs. cuántas permite el plan.
  • Usuarios: cantidad de usuarios activos vs. límite del plan.
  • Contactos: cantidad de contactos en el sistema vs. límite del plan.
  • Estado de pago: si la suscripción está al día o tiene pagos pendientes.
⚠️ Si la licencia vence o tiene pagos pendientes, el acceso al sistema puede quedar restringido. Contactá al proveedor de {{SISTEMA}} con anticipación para renovar.
💡 Tips
  • Revisá Mi Licencia al menos una vez por mes para anticipar el vencimiento con tiempo.
  • Si estás cerca del límite de instancias o usuarios, considerá upgrading el plan antes de llegar al tope.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa cuando vence la licencia?
El acceso al sistema se suspende hasta renovar. Los datos se conservan por un período de gracia — consultá con el proveedor los términos exactos.
¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?
Sí. Contactá al proveedor de {{SISTEMA}} para gestionar el cambio de plan.
¿El límite de contactos incluye leads cerrados?
Sí, todos los contactos en el sistema (activos, cerrados, importados) cuentan para el límite del plan.
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Glosario
Términos clave del sistema
Lead
Contacto que inició una conversación o fue importado al sistema. Es la unidad central del CRM — cada conversación de WhatsApp corresponde a un lead.
Instancia
Un número de WhatsApp conectado a {{SISTEMA}}. Cada instancia funciona como un canal de comunicación independiente. El plan determina cuántas instancias podés tener activas.
Campaña
Envío masivo puntual a una lista de contactos. Incluye el mensaje, la instancia de envío, configuración de delays y opcionalmente una fecha de programación.
Difusión
Lista reutilizable de contactos para envíos recurrentes. A diferencia de la campaña, la difusión no tiene mensaje propio — se usa como fuente de destinatarios para múltiples campañas.
Etiqueta
Tag de color para categorizar leads. Se crean desde Config CRM y permiten filtrar y segmentar leads en el CRM, campañas y seguimientos.
Atajo
Texto predefinido que se expande al escribir /código en el chat del CRM. Cada usuario configura sus propios atajos desde el módulo Respuestas Rápidas.
Delay anti-bloqueo
Espera aleatoria (en segundos) entre el envío de cada mensaje en una campaña. Simula comportamiento humano para reducir el riesgo de que WhatsApp detecte envíos automáticos y bloquee el número.
Tanda
Grupo de mensajes enviados consecutivamente antes de una pausa programada. Ej: enviar 50 mensajes → pausar 15 minutos → enviar los siguientes 50. Ayuda a proteger la instancia en envíos masivos.
❓
FAQ — Preguntas Frecuentes
Respuestas a las consultas más comunes
¿Cuántos celulares puedo conectar?
Depende del plan contratado. Plan Básico: 1 instancia. Intermedio: 3. Ultra: 5. Full: 10. Revisá tu plan actual en Mi Licencia.
¿Qué pasa si se desconecta una instancia?
La instancia deja de enviar y recibir mensajes mientras está desconectada. Para reconectarla, ingresá a Instancias y escaneá el QR nuevamente con el celular asociado.
¿Puedo programar una campaña para el fin de semana?
Sí. Al crear la campaña, seleccioná la opción Programar e ingresá la fecha y hora deseada. La campaña se iniciará automáticamente en ese momento.
¿Los atajos son compartidos entre usuarios?
No. Cada usuario configura y mantiene sus propios atajos desde Respuestas Rápidas. No son visibles ni accesibles por otros usuarios del sistema.
¿Qué diferencia hay entre Campaña y Difusión?
La Campaña es el envío masivo puntual: tiene un mensaje, una instancia, una fecha y configuración anti-bloqueo. La Difusión es la lista reutilizable de destinatarios que usás como fuente de contactos para múltiples campañas.
¿Cómo sé si un mensaje fue recibido?
En el panel de chat del CRM, cada mensaje muestra íconos de estado: ✓ (enviado), ✓✓ gris (entregado al celular), ✓✓ azul (leído por el destinatario).
¿Puedo exportar contactos?
Sí. Desde el módulo Contactos, usá el botón Exportar para descargar un archivo CSV con todos los contactos (o los filtrados según la búsqueda activa).
¿Puedo usar {{SISTEMA}} desde mi celular?
Sí, la interfaz es responsive. Funciona en navegadores de smartphone y tablet, aunque la experiencia completa es óptima en desktop.
¿Cómo transfiero un lead a otro agente?
En el CRM, abrí la conversación del lead → en el panel derecho, buscá la opción Transferir → seleccioná el agente destino y confirmá. El lead pasa inmediatamente al panel de ese agente.
¿Qué hago si WhatsApp me bloquea el número?
Si una instancia es bloqueada por WhatsApp, el número queda inutilizable en el sistema. Para prevenirlo: usá siempre delays en las campañas, enviá en tandas, no envíes demasiados mensajes a números que nunca interactuaron contigo, y evitá contenido spam.

{{SISTEMA}} · Documentación v1.0

¿Encontraste un error o tenés una sugerencia? Contactá al administrador del sistema.